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業務ソリューション

人事データ保存ソリューション

人事データのセキュアな保存・検索環境を実現

お知らせ

人事データ保存ソリューション®とは

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人事データを安全かつ長期間保存し、速やかな情報検索環境を実現します

人事部門様では社員の就業に関わるデータや書類を安全に保存し、必要な時に迅速に参照しなければならない状況があります。そのデータや書類は入社から退職後まで、長期に渡り参照を求められる可能性があり、データ量は年々増加していきます。個人情報保護の重要性に注目が集まる中、適切な人事データの保存・検索システムの整備が求められています。

「人事データ保存ソリューション®」は、社内のさまざまなシステムに分散している人事データを集約~統合保存し、 横断的な検索を実現するワンストップソリューションです。

このような課題はございませんか?

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1.参照先のシステムが増え、社員毎の情報検索に手間がかかる

【参照先のシステム(例)】

  • 人事給与システム
  • 目標管理システム
  • 健康診断システム
  • 入退室管理システム
  • 勤怠管理システム
  • 採用/教育システム
  • 安全衛生システム

※システムリプレイス時の旧システムデータを含む

2.人事業務システムと、過去の紙保存書類との統合的な管理ができていない

  • 紙書類の検索に手間がかかる
  • 書類保管のための書庫の確保が難しい
  • 保存書類の劣化

3.安全かつ長期的に社員情報を保存できるシステムが無い

  • 人事系のシステム内部でデータを持ち続けることが難しい
  • 別途データベースを採用した保存システムの、維持コストが高額
  • 厳密なアクセス管理ができていない

4.法律で保存が義務付けられている帳簿や書類の電子保存が進まない

【法的に保存が義務付けられる帳簿、書類(例)】

  • 賃金台帳・労働者名簿・雇い入れに関する書類
  • 労働時間等の記録に関する書類
  • 労使協定・災害補償・退職、解雇に関する書類
  • 労災保険に関する書類・一般(特殊)健康診断個人表
  • 訓練記録、騒音記録・各種機械の定期自主検査の記録

導入によるメリット

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1.社員番号等で一括検索が可能

  • 分散されている人事関連のデータとイメージがワンシステムに集約されますので、一括検索、複合条件検索ができます
  • 人事システムのリプレイス時、旧システムのデータも移行することにより、旧システムの速やかな廃棄ができます

2.スキャニングデータ、PC作成ファイルも検索対象

  • 書庫保存の紙書類や人事ご担当者様のPC、部門サーバに散在するデジタルファイルも統合管理に適した形で登録することにより、検索対象とすることができます

3.長期保存に特化したデータ検索システム

  • RDBMSを採用しない、安価な保存システム
  • データは暗号化され、一切の改ざんが不可
  • 厳密な参照権管理が可能
  • データダウンロード、印刷禁止など機能制限
  • すべてのアクセス、操作ログを記録
  • データ増加によるレスポンス劣化が起こりにくい
  • 全データのエクスポート機能を実装

4.法定保存書類の紙保管コストの削減と、提出要求時の速やかな対応が可能

書類の中には保存要件を満たすことにより、電子保存が可能になるものがあります。

※保存要件は対象となる法律によって異なります。

【保存要件例】

検索要件、電子署名、タイムスタンプなど

人事に関わる、統合的な社員情報管理が実現されます。
  • 個人情報を含む社員の人事記録を、一元的かつ長期間、安全に保管します
  • 社員の人事記録に関わるデータ検索業務の大幅なスピードアップを実現します

人事データ保存ソリューション®イメージ

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【連携オプション】※各種パートナー様サービスとの連携ご提案が可能です。

  1. ※1.さまざまな人事系システムのデータを集約~連携するツールです。
  2. ※2.スキャン作業および検索用のデータ作成の代行サービスです。
  3. ※3.Word/ExcelなどのファイルのPDF化と検索用データ作成代行サービスです。
  4. ※4.PDFデータおよび検索用データの作成と紐付けを行うツールです。
  5. ※5.給与明細をWeb経由で配信するサービスです。
  6. ※6.PDFに電子署名・タイムスタンプを付与することにより、第三者機関による真正性の担保が可能になるサービスです。

人事データ参照画面

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1. さまざまな種類の人事データが年度毎に格納されています

人事データ一覧

2. 社員番号などをキーに指定した社員に関連する人事データを横串で一覧表示することができます

人事記録データ検索

3. データに紐付いた「システム生成書類」「スキャナ読み取り書類」を同時に検索することができます

「システム生成書類」「スキャナ読み取り書類」同時検索

4. 厳密なデータアクセス管理ができます

「システム生成書類」「スキャナ読み取り書類」同時検索
  • データの種類毎に、参照権が設定されています。
  • ID/PWの入力によりシステムにログイン。
  • アクセスが許可されているデータしか表示されません。
  • データアクセス、持ち出しを含めたすべての操作はログが記録されます。

5. すべてのデータ項目で組み合わせ検索ができます

人事記録データ検索
  • 人事関連データの項目は複合条件検索ができます。
    例)2000年以降入社で情報処理資格保持かつTOEIC600点以上…等
  • ダウンロード、印刷などデータの持ち出しも権限管理されます。

6. データに紐づくイメージデータ(書類)の表示ができます

人事記録データ検索
  • データに紐づいているイメージデータ(書類)を参照できます。
  • イメージデータはファイルをダウンロードすること無く、1ページずつ参照する「プレビュー」機能を実装、情報漏えいリスクを最小化できます。

※機能権限があるユーザのみダウンロードボタンが使用可能です。

7. 賃金台帳の保存検索システムに最適です

人事記録データ検索
  • 賃金台帳も、年度別、社員別の明細毎にデータ検索ができます。

【システムへのデータ登録および参照方法】

人事系システム内部のデータとPDFファイル、またはスキャナ取り込みにより生成されるPDFと検索用のデータなど、PDFファイルとデータをセットでDataDeliveryサーバにファイル転送することにより、データとPDFを紐付けて格納いたします。

業務ご担当者様は、IDおよびパスワードの入力にてDataDeliveryにログインし、アクセスが許可されたデータおよびイメージを参照できます。

システムへのデータ登録および参照方法の図

申請コンサルティングサービス

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当社では提携企業と連携し、電子帳簿保存法の申請に向けたコンサルティングサービスをご提供しております。

申請コンサルティングサービス

関連ソリューション

※「DataDelivery®」「人事データ保存ソリューション®」は、JFEシステムズ株式会社の登録商標です。

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