電子帳簿保存法対応　電子証憑データ保存ソリューション

eDocAssist（イードック・アシスト）は、電子取引等で用いる電子証憑(見積、注文、納品、請求書等)データの保存で、PDFに埋め込まれている印字情報から検索データ(取引日、取引先名、取引金額等) を読み取るソリューションです。
法要件を満たした登録を実現すべく、電子取引データでは検索キーの自動読み取り機能を、スキャナ保存データについては画像チェック及びタイムスタンプ付加機能を有しております。
eDocAssistで登録した証憑データを電子証跡システムDataDeliveryに保存することで監査のみならず、上位システムと連携することで業務改善にも活用することができます。

法要件だけでなく、自社要件やグループを含めた全社要件に対応した検索キーの抽出を実現

電子証憑の検索キーとは、電子帳簿保存法の中で「取引先名称、取引日付、取引金額」の3項目とされていますが、実際は企業の内部管理用に「書類種別、件名、伝票番号、相手先番号、登録者～」等が加わり、登録者(営業、購買・調達)の入力負担は大きな課題です。eDocAssistは、電子証憑の印字情報から検索キーを自動抽出し、入力補助します。

紙書類をスキャナ保存データにして、電子取引と一緒に一元管理

紙書類の保管は法要件上、紙のままの保管が認められておりますが、電子取引と紙書類を別々に管理することになり、管理が煩雑になります。これらをスキャナ保存データに変換し、電子証憑として保管することができます。
eDocAssistは、電子取引データのみならずスキャナ保存データも保存できるよう画像チェックやタイムスタンプ付与します。

【画像チェック例】

①タイムスタンプ検証
②解像度
③画素数
④階調
⑤白黒・カラー判定
⑥サイズ（縦・横）
⑦ページ
⑧スキャン時刻

証憑データ管理

eDocAssistは、販売や購買、電子取引やスキャナ保存といった個別の目的に応じてバスケットという単位で証憑データを登録します。
バスケットの中で該当レコードが「未入力」 、「入力中」 、「保管済」の登録ステータスを管理します。

証憑データ登録

eDocAssistは、電子証憑をアップロードし、併せて検索キー(取引先名、取引日付、取引金額)を登録します。
検索キーは、eDocAssistの設定で入力項目を増やすことが可能です。

証憑データのスキャン設定

eDocAssistでは新規証憑から検索キーをスキャンする場合、以下の画面に座標を定義します。
この定義は帳票種別ごとに記憶します。
一度設定すれば次回以降で同様のレイアウトを読み込む際に、自動スキャンします。

eDocAssist API (マイクロサービス)を使った上位システム連携

eDocAssistでは、電子証憑データ保存用のマイクロサービスが用意されており、これを上位システムの入力画面上でREST APIで連携することで、証憑をDataDeliveryに直接保存しつつ、上位システムのデータベースの肥大化を避けることができます。

※この認証ロゴは公益社団法人日本文書情報マネジメント協会によりライセンスされています。

eDocAssist Entry (入力画面)を使った上位システム連携

入力画面が改修できない場合は、上位システムにて入力した伝票データを事前に証憑アーカイブ用画面（eDocAssist Entry）にインポートし、証憑を該当データに添付する方式も可能です。これにより、検索データの打鍵せずに証憑を保存し、かつ伝票データと結合して保存することができます。