業務ソリューション

電子取引データの保存は法律で義務付けられています

※電子帳簿保存法第7条（電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存）に規定

電子取引の普及が進む中、電子的にやり取りされる「電子取引データ」の保存に関し、課題を持たれる企業様が増えています。取引先からメールで受領した請求書やEDIシステムで授受された「電子取引データ」は紙出力して書面保存することが可能でしたが、改正により書面保存が廃止され、必ず電子データで法令要件に従って管理することが必要となりました。
「電子取引データ保存ソリューション」は、年度ごとに肥大化していく膨大な「電子取引データ」を、適正に安全かつ低コストで長期保存するための業務ソリューションです。

• 電子取引を行った「取引データ」、および関連する「イメージデータ」を紐づけて長期保存します。
• 取引データは圧縮・暗号化され、一切のデータ変更ができない形で保存されます。
• ユーザは参照権限および許可された機能権限に従いデータにアクセスし、そのアクセスログも保存されます。

電子取引データ保存ソリューションイメージ

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※1 電子署名・タイムスタンプ：PDFに電子署名・タイムスタンプを付与することにより、第三者機関による真正性の担保が可能です。
※2 クラウドサービス：各種セキュアなファイル配信クラウドサービスとの連携のご提案も可能です。

電子取引データ管理業務において、このような課題はございませんか？

「電子取引データ保存ソリューション^®」導入のメリットは、以下の通りです。

• 長期に渡る、調達、販売実績データの適切な保存環境を実現します。
• 過去に遡った、調達・販売に関わる実績照会の大幅なスピードアップを図ります。

電子取引に関わるデータを、整然とした形式、および明瞭な状態で速やかに表示することが可能です。

1. データは業務別のフォルダ階層に時系列に格納されます。

• 作成日単位でデータを一覧表示する「当日帳票」画面からのデータ選択も可能です。

2. データの選択により、明細データが表示されます。

• スプレッドシート形式で全データを表示します。
• データ項目の表示・非表示設定や入れ替えも可能です。

明細データの表示

3. 期間を指定した電子取引データの選択ができます。

期間を指定した電子取引データの選択

4. 検索結果を遡って絞り込み検索を繰り返し実行できます。

絞り込み検索

5. 電子取引データの検索～ダウンロードができます。

• 取引年月日、取引先、金額など複数の項目の組合せ検索が可能です。
• 日付、金額に関わる記録項目について、範囲を指定した検索条件の設定ができます。
• 二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた検索条件の設定ができます。
• 必要なデータ項目を選択し、Excel形式等でダウンロードが可能です。

データの検索～ダウンロード

6. 明細データからイメージファイルを表示できます。

• 電子取引データの検索結果から紐づくイメージファイルを表示します。
• 書類表示の際にデータの改ざん有無のチェックを行います。

イメージファイル表示

調達、販売システムに格納される、電子取引に関わるデータ（明細および関連するイメージファイル）をDataDeliveryシステムに転送。DataDeliveryシステム側で、データとイメージファイルを紐づけて格納します。業務ご担当者様は、ユーザIDおよびパスワードの入力にてシステムにログインし、アクセスが許可されたデータを参照できます。

電子帳簿保存法の概要と申請メリットについてご紹介いたします。

電子帳簿保存法とは、新しい時代の流れに対応し、納税者の帳簿書類の保存の負担軽減を図るために、記録段階から一貫して コンピュータ処理によって作成される国税関係帳簿書類に関して、電子データ等により保存することが認められる法律です。 紙に代えて電子データでの保存を開始する為には、記録の真実性及び可視性等の確保に必要となる所定の要件を満たし、 納税地等の所轄税務署長等の承認を受けることが必要になります。

電子帳簿保存法申請のメリット

国税関係帳簿書類を「紙保存」から「電子データ保存」に切り替えることにより、

1. 用紙、印刷、保管、コピー等「紙保存」に係るコストが削減されます。
2. 国税関係帳簿書類の検索・照会に係る事務負荷が軽減されます。
3. 紙による情報漏えいリスクがなくなります。

電子帳簿保存法について、詳しくは国税庁ホームページをご参照ください