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株式会社トマト銀行株式会社トマト銀行 様

取材日:2017年11月

DataDelivery
導入事例

業種
銀行
キーワード
  • 電子帳票
  • 電子帳簿保存
株式会社トマト銀行

トマト銀行では電子帳簿保存法の改正に合わせ、領収書のスキャニングデータを原本として保管する仕組みに切り替えました。

株式会社トマト銀行 経営企画部 調査役 松浦千代子 氏、総務部 次長 千田芳久 氏、事務システム部 副調査役兼リスク統括部 副調査役 人見琢也 氏にDataDeliveryを導入した経緯とその効果について詳しく聞きました。

トマト銀行について

- トマト銀行について教えてください。

トマト銀行は岡山県岡山市に本店を置き、岡山県全域を主要営業基盤とする地方銀行です。店舗は全61ヵ店を展開しており、岡山県内に53ヵ店(うち岡山市内25ヵ店、倉敷市内10ヵ店)、県外には兵庫県4ヵ店、広島県(福山市)、東京都、大阪府に各1ヵ店、その他インターネット支店1ヵ店を配置しています。(2017年3月31日現在)

当社では、「夢をかなえ、地域の未来を創造する銀行」を経営ビジョンとし、その実現に向けて、①地域と産業を結ぶ地域活性化のコーディネーター、②お客さまを深く理解し、徹底的に寄り添い、真にお役に立てるライフパートナー、③社員一人ひとりの人間性、個性の発揮による全員精鋭主義の3つを行動指針としています。

トマト銀行外観

「お客さまを深く理解し、徹底的に寄り添う」戦略を具現化したビジネスモデル、すなわち、企業のお客さまには創業から発展・継承までライフステージに応じた最適な「本業支援」を、個人のお客さまにはその一生をトータルにサポートする「最適提案」を積極的に推進しています。

領収書の「原本としてのデータ保管」にDataDeliveryを活用

- トマト銀行では DataDeliveryをどう活用していますか。

トマト銀行では経費処理の合理化を図るべくワークフローシステムの導入を2年前に決定し、ベンダーに「経費システム」関連の新たな仕組みを構築してもらいました。

DataDeliveryは「経費システム」と連携し、領収書などの証憑書類を電子帳簿保存法に適応した形でデータ格納、長期保存する「証憑データ保管システム」として、今春から活用しています。

電子帳簿保存法の改正を契機に経費精算の証憑類の電子保管に着手

- トマト銀行がDataDeliveryを導入した経緯を教えてください。

今回のDataDelivery導入は2015年の税制改革に伴う電子帳簿保存法の改正を契機として導入検討が始まりました。その改正のポイントは「証憑データの『原本としての保存』は、記載金額が従来3万円未満とされていたものが、今後はその枠を取り払い、記載金額に関わらず認めるものとする」という点です。これにより、従来は控え(写し)扱いでしかなかったスキャンデータ(電子データ)が原本として取り扱うことが出来るようになったわけです。

松浦氏

「この地区では電子帳簿保存法改正後の最初の申請になりました」松浦氏

経費システムおよびDataDeliveryを導入する以前は、経費精算に係わる「事前申請~実績精算」の全プロセスが紙ベースで運用されており、最終結果のみを勘定系システムに登録する形になっておりました。当然、これら精算に伴い発生する領収書など証憑類も紙での保管となっており、営業店毎に事務担当者が、経費処理を行った後、証憑の原本を貼り付けた用紙を種類毎に分類して綴り込んで書庫に保管していました。過去の証憑を参照する必要が生じた場合は、担当者が書庫に行って内容や日付を頼りにファイルを見つけ出して、そこに綴り込んであるだろう証憑を目視で探していました。

しかし、経費システムの導入を検討していた2015年に電子帳簿保存法が改正され証憑のデータ保存の範囲が緩和されたことをひとつの契機として、経費精算をシステム化することに加えて電子帳簿保存法の適用を受けて証憑のデータ保存の仕組みを構築すれば、相乗効果的に各営業店における事務作業の負荷を軽減し、業務効率を向上できるのではないかと考えました。そこで、新たな経費精算システムの構築にあわせて電子帳簿保存対応することを検討し始めました。

ただ、証憑をデータとして保存する際に税務関係者が最も気にするのは、証憑データの保管の仕組みの「安定性」「信頼性」の部分です。当初はスクラッチ開発で一から開発することも検討しましたが、その場合は自社でその性能を担保し、申請の際にも申請窓口から様々な質問が想定され、その場合自分たちで適切に回答しなければなりません。それよりは十分な導入実績を持ち、電子帳簿保存法の適用実績が豊富なパッケージ製品を導入するほうが、そのような手間が掛からずスムーズな導入につながるだろうという判断になり、各社のパッケージ製品の比較検討を行いました。電子帳簿保存法に関連するセミナーなどに参加しながら情報を収集した結果、電子帳簿保存法への適用実績が豊富にあり、既存システムとの連携性も高かったJFEシステムズの「DataDelivery」の採用を決定するに至りました。

証憑データ保管システムに求めたいちばんの要件は実績

- 今回、「証憑データ保管システム」を選定するにあたり、トマト銀行が求めた要件を教えてください。

「証憑データ保管システム」を選定するにあたっては、次の4点を要件として求めました。

要件1. 「十分な導入実績があること」

当社が経費精算の証憑データの電子帳簿保存法の適用検討を始めた当時に、管轄の国税局に相談に行きましたが、その際にこの地区では初めての申請になることが判明しました。これは申請する当社が初めてだというだけでなく、審査する側も初めてということになりますので、お互いに手探りでの申請であり、審査である、ということです。ということは、例えば審査においては「証憑データ保管システムが十分な安定性、信頼性を有しているかどうか」が重要な審査項目となりますが、スクラッチ開発のシステムで申請すると、申請したシステムがその要件を満たしているのかどうかということに対して、当社がしっかりと説明を行う義務を負います。しかしこれは当社にとっては非常に負荷が高い作業です。一方で採用実績が豊富なパッケージシステムで申請を行えば、そこの部分は実績が後押ししてくれますので、確実かつ迅速に承認が得られると期待できます。新たに導入する証憑データ保管システムには十分な導入実績があることを求めました。

要件2. 「経費システムの操作手順を複雑化させないこと」

証憑データ原本保管システムは、経費システムのサブシステムとして導入します。この場合、システムの利用者となる営業店の事務スタッフにとっては、サブシステムは黒子として影に隠れており、日常の操作の場面で意識する必要がないことが望ましいといえます。新たに導入する証憑データ原本保管システムには、「経費システムとシームレスに結合すること」「利用者に存在を意識させないこと」を求めました。

要件3. 「仮想サーバ上での運用が可能なこと」

新システムは、可能なかぎり運用・維持コストを低く抑えて導入、運用したいと考えました。そのため、専用ハードウエアを設けることなく、仮想サーバ上で構築・運用が可能であることを必須条件として求めました。

人見氏

「リソース有効活用の観点から、仮想サーバ上での稼動は必須条件でした」
人見氏

要件4. 「将来的に適用業務範囲を拡張できること」

今回、新システムにはまずは経費システムに紐づく領収書のみ格納しますが、将来的には適用範囲を広げて契約書など様々な業務書類を保管することも検討しています。特に契約書は更新・更改、いわゆる「巻き直し」の際に、以前の契約書を参照する必要が発生しますが、それを紙のファイルの山から手作業で探し出すのは非常な手間となります。これなどは、電子保管する方が業務効率化の推進につながります。今回、導入する証憑データ原本保管システムには将来的な適用業務範囲の広がりに伴う拡大利用に耐えうる十分な拡張性があることを求めました。

以上の要件をもとに各種製品を比較検討した結果、JFEシステムズの「DataDelivery」がトマト銀行の求める要件を最も満たしていました。

パッケージシステムにより短期間での稼動を実現し、更なる効果を狙う経費システムと連動した証憑データ原本保管システム「DataDelivery」はワークフローシステムやスキャナなどの各システムや機器との連携もスムーズに行われ、約4ヵ月間の構築期間を経て本稼動となりました。また並行してこの地方を管轄する国税局にも電子帳簿保存法の申請を行い、申請後に特に指摘事項も無く3ヶ月後にはみなし承認を受けることが出来ました。構築/申請のいずれのフェーズにおいても大きなトラブル無く、DataDeliveryを含む経費システムは予定通り稼働となり、現在、全営業店で活用されています。

当初は、電子帳簿保存法の適用で経費精算の日付管理や請求書の原本スキャンが厳密化されたことがなかなか浸透しなかったり、スキャン機器の操作に習熟していないことに起因する混乱が発生しましたが、それも最近はほぼなくなっておりますので、各営業店の担当者も新たな業務手順に関して習熟してきたのではないかと思います。

千田氏

「将来的には電子保存の範囲を経費以外にも広げていきたいと考えています」
千田氏

今後見込まれる効果としては、営業店での紙帳票の保管スペースの削減などがあります。また先々の目標としては、請求書などのデータを完全に本店に集約して、営業店での税務監査対応が必要なくなる形に持っていくことなども考えています。

今後のJFEシステムズに期待すること

- 今後のJFEシステムズに期待することについて教えてください。

トマト銀行は今回のDataDeliveryの導入をひとつのきっかけとして、社内の文書の電子化を通じた事務作業の効率化を更に推進する所存です。JFEシステムにはこの取り組みを、優れた技術、製品、提案を通じて引き続き支援いただくことを希望します。今後ともよろしくお願いします。

- お忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

※ この事例に記述した数字・事実はすべて、事例取材当時に発表されていた事実に基づきます。数字の一部は概数、およその数で記述しています

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