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株式会社シバタ株式会社シバタ 様

取材日:2018年04月

DataDelivery
導入事例

業種
卸売
キーワード
  • 電子帳簿保存
株式会社シバタ

電子帳簿保存法の承認実績でDataDeliveryを選びました。
請求書、納品書などの書類控えから着手し、帳簿の電子保存へと段階的に活用の幅を広げています。

産業用資材を扱う商社である株式会社シバタ(以下、シバタ)は、電子帳簿保存法に準拠した形でデータを保存するためにDataDeliveryを採用し、段階的に承認申請をしています。電子帳簿保存法の承認申請に至った経緯や申請にあたって苦労したこと、導入の効果などを、同社経理部 部長 太田代誠氏(写真左端)、総合企画管理室 情報管理課 課長 佐藤徳彦氏(写真右端)、経理部 課長 佐藤健一氏(写真右から2番目)、経理部 主任 浅川雄貴氏(写真左から2番目)、経理部 主任 松本明子氏(写真中央)に伺いました。

シバタについて

- シバタについてご紹介ください。

工業用ゴム、プラスチック製品、照明器具、防除機器、LPG配管器材、農業資材、水道管材、住設機器、土木建設資材、保安電設資材、梱包資材といった産業用資材を扱う商社です。付属品や関連商品の加工、販売や電気工事、防水工事、塗装工事等の各種工事施工も行っています。全国に本社含め合計44事業所があり、取引先は、販売先が8,300社、仕入れ先が3,600社です(2018年3月末現在)。

株式会社シバタ外観

電子帳簿保存法に適した形で、データを保存するためにDataDeliveryを活用

- DataDeliveryはどのように活用されていますか。

シバタでは、電子帳簿保存法に適した形でデータ格納、長期保存するために、2018年1月よりDataDeliveryを活用しています。納品書、請求書、発注書などの書類控えと総勘定元帳、仕訳帳、売上帳などの帳簿を基幹システムからCSV形式で出力し、DataDeliveryで保存しています。

導入前の状況
~保管義務がある書類控えが大量にあり、輸送費や保管コストがかかっていた~

- DataDeliveryを導入した経緯について教えてください。

全国にある43事業所で取引を行っており、納品書、請求書、発注書も、シバタの事業所と取引先の拠点間でやりとりされます。事業所で発行した各書類の控えは本社に送られ、事業所ごとに束ねて地下の倉庫で保管していました。しかし、請求書の送付先だけでも数千社あるため、7年間の保管義務がある帳票は段ボール数百箱にのぼります。数年前にスペースを拡張しましたが、そこでも収納しきれなくなってきていました。

また、年に数回、倉庫から過去の書類控えを探さなければならず、その作業はとても時間が掛かるものでした。

そのような課題を抱えている中、2015年に現在の基幹システムが稼働したのを契機に、各事業所で作成している帳票をデータ化して保存する仕組みが構築できれば、各事業所の負担が軽減され、業務効率をアップできると考えました。

そこで、電子帳簿保存法に対応した仕組みを構築する為に、それまで税務関係のアドバイスを受けていたTOMAコンサルタンツグループ(以下TOMA)に相談したのが切っ掛けです。そこから、電子帳簿保存法対応でTOMAと協力関係にあるJFEシステムズにDataDeliveryの提案を受け、過去の承認実績を評価して導入を決めました。

- TOMAに相談された理由を教えてください。

TOMAに相談した大きな理由は、電子帳簿保存法の承認申請をサポートいただけたことです。当初は社内で検討しようと試み、外部のセミナー等に参加したこともありました。しかし、国税庁の承認申請に関する説明を読んでも、自社の基幹システムが法的要件を満たしているかどうか判断する事は難しく、とても社内で対応できそうにはありませんでした。スムーズに承認を得るためには、電子帳簿保存法の承認申請の実績・ノウハウがある専門家に相談した方が良いと判断しました。

太田代氏

「費用対効果が高い請求書の控えなどを先に電子化し、運用上のトラブルが発生しないか確認してから、新たな帳票の電子化を進めました」太田代氏

DataDeliveryを採用した理由~実績と導入のしやすさ~

- 電子帳簿保存法に対応した仕組みの構築にあたり、DataDeliveryを選ばれた理由は何ですか。

DataDeliveryはシバタが求める次の3つの要件を最も満たしていたからです。

1.電子帳簿保存法の承認実績があること

DataDeliveryは、電子帳簿保存法の承認に必要な要件を満たしており、豊富な承認実績がありました。電子帳簿保存法の承認申請についてのノウハウはシバタにはなく、TOMAにアドバイスをもらっても管轄の税務署とやりとりするのは私たちとなるため、システム上のリスクを抱えたくありませんでした。また、実績がある製品を導入することにより、税務署に対して正しく経理処理していることをアピールできると考えました。

基幹システムに保管しているデータを使用して電子帳簿保存法の申請を行う事も検討しましたが、基幹システムを構築したベンダーには、基幹システム上のデータが必要な項目を満たしているかどうかの知見がありませんでした。また、将来、基幹システムを更改する際に製品を乗り換える可能性もありますが、その場合、過去7年間の帳票データを保存するためだけに旧システムを維持することになる為、保存する仕組みは新たに構築する方が良いと判断しました。

2.導入は本社のみで完結すること

事業所の業務効率化のために導入する以上、導入に当たって事業所の負担になるのは本末転倒です。DataDeliveryは、本社システム部門の作業のみで導入することができました。

3.基幹システムと連携が容易なこと

これも業務効率化との関連になりますが、本社のシステム部門に大きな負荷をかけることなく、本稼働できることも要件の一つでした。DataDeliveryは基幹システムからCSV形式で出力したデータをそのまま連携することができ、基幹システムを大幅にカスタマイズする必要もありませんでした。

佐藤徳彦氏

「専門的な知識や技術がなくてもDataDeliveryの導入は可能でした」佐藤徳彦氏

段階的に電子帳簿保存法の承認申請をした理由

- どの帳票について電子帳簿保存法の承認申請をされましたか。

2017年9月末に納品書、請求書、発注書の3種類について申請をし、12月末に総勘定元帳、仕訳帳、売上帳などの6帳簿と受注確認書、棚卸記入表などの5種類について申請しています。

万一、トラブルが生じた場合のリスク回避の観点と、なるべくシステム部門に大きな負荷をかけずに業務効率化を迅速に進めたいという思いから、まずは、電子化したときの費用対効果が大きい3種類を取り組み、仕組みを理解してから、次いで11種類と、段階的に申請することを決めました。また、一度、申請を経験すれば社内でもノウハウが蓄積されるため、2回目以降の申請について相談コストを抑えることができるというメリットもありました。

DataDelivery導入効果について教えてください。

- DataDeliveryの導入効果として、以下の3つを挙げることができます。

1.コスト削減

請求書の印刷費用として、年間約60万円と、事業所から本社に送付する輸送費を削減することが可能と試算しています。また、保管のための倉庫を新たに借りる必要がなくなり、今後は保管義務がある書類も順次減っていきます。印刷費用以外の削減コストについては具体的には計測していませんが、導入時の試算では初期費用は数年で回収できることになっており、試算通りの削減が実現できていると考えています。

松本氏

「システム部門でデータを取り込んでもらえば、私たちユーザーは使うだけなので、とても楽です」松本氏

2.業務効率のアップ

各事業所で実施していた印刷、仕分け、ファイリング、発送作業がなくなりました。それらの作業に要する時間が月に1時間だったとしても、本社を除く43事業所で考えると、年間で516時間もの時間短縮につながると考えます。また、取引先から照会依頼があっても、必要なデータはパソコン上で検索できる為、倉庫にこもって書類の山から探し出す必要がなくなりました。

3.システムの安定化

これは副次的な効果ですが、販売管理に係るデータを基幹システムからDataDeliveryに移動することが可能となりました。長期間保存が必要なデータを基幹システムに保存するのではなく、データを退避して軽くすることができましたので、システムの安定化につながると期待しています。

佐藤健一氏

「書類を探す手間が削減でき、保存の安全性が確保できました」佐藤健一氏

今後の取り組みの予定とJFEシステムズへの期待

- 今後の取り組みのご予定について教えてください。

現在、経費の領収書などは紙ベースで保管しています。費用対効果を検討し、有効であれば、それらも順次、DataDeliveryへの保存に切り替えられればと考えています。また、各事業所でもDataDeliveryを活用できるようにするため、運用ルールの策定を考えています。

- 最後に、JFEシステムズへの要望や期待があればお聞かせください。

DataDeliveryを導入してから日が浅く、現時点ではまだ、使い込んでいるとはいえない状況です。JFEシステムズには、どこまでスキャナ保存すれば効率的なのかといったノウハウや、DataDeliveryを有効に活用する具体的な方法を、適宜教えてもらえることを期待しています。

また、申請する書類控えや帳簿の範囲を広げるにあたっては基幹システムとの連携も必要になることがあると思いますが、そのときに的確なアドバイスをもらえればと思います。今後も、これまで通りの支援をお願いいたします。

浅川氏

「総勘定元帳等の会計資料をDataDeliveryに取り込むことになるので、有効に活用していきたいと思います」
浅川氏

- お忙しい中、貴重なお話しをありがとうございました。

※ 実績紹介に記載された情報は取材時点のものであり、お客様の社名などが閲覧される時点で変更されている可能性がございますがご了承ください。

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