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西日本鉄道株式会社西日本鉄道株式会社 様

取材日:2017年08月

DataDelivery
導入事例

業種
キーワード
  • 電子帳票
  • 業務データ管理
西日本鉄道株式会社

西鉄本体とグループ会社 合計1億4千万件以上の法定帳簿の会計データをDataDeliveryで管理しています。

福岡県を基盤に鉄道、バスなどの路線網を持つ西日本鉄道株式会社(以下、西鉄) は、同社とグループ会社(国内57社)の電子帳簿保存法への対応としてDataDeliveryを活用されています。
DataDelivery導入前の課題、導入時の工夫などについて、グループ経理システムを担当されている、西鉄 経理部 課長 菅光輝氏(写真右)と、西鉄情報システム株式会社(以下、西鉄情報システム)ITサービス本部 課長 吉岡大輔氏(写真左)にお話を伺いました。

西鉄グループについて

- 西鉄グループについて教えてください。

西鉄グループは、中核企業である西鉄と連結子会社78社、関連会社16社(2017年9月30日現在)で構成され、運輸・不動産・流通・物流・ホテルなど様々な分野で展開しています。

バス事業では、2016年8月より福岡市と協働で新たな交通システム「都心循環BRT(Bus Rapid Transit)」の形成に向けた「連節バス」の試行運行を開始しております。福岡にお越しの際は是非ご利用下さい。

連節バス

DataDeliveryの活用法 ~年1,800万件のデータを保管~

- DataDeliveryをどのように活用されていますか。

2017年度から、西鉄本体とグループ会社(国内57社)の会計仕訳の電子帳簿保存に活用しています。導入する際、課題(後述)に対処するため西鉄本体は2009年度分から、グループは2004年度分から、既存の経理システムに蓄積していたデータをDataDeliveryに移行しました。

- DataDeliveryで取り扱うデータ件数はどのくらいでしょうか。

全体で年1,800万件になります。月でいうと150万件、その内訳は、西鉄本体で50~60万件、国内グループ57社で90~100万件になります。

導入前の課題 ~経理システムのパフォーマンスが低下~

- DataDelivery導入前は、どのようにされていたのでしょうか。

国内グループ57社は、共通の経理システムを採用しています。電子帳簿保存法の承認を受け、保存義務期間を想定したシステム構成としていましたが、毎年データが増えるにつれ運用面で支障が出てきました。データ検索や、夜間バッチ処理に時間がかかるなどです。運用を委託している西鉄情報システムの吉岡課長からは、データ退避の手法など色々な提案をもらっていましたが、単純に過去データを退避するだけでよいのか、電子帳簿保存法の対応を継続するために、どんな考慮ポイントがあるのか、不安が拭えない状況でした。日々の業務に危機的に影響を与えることはありませんでしたが、そうしているうちに毎日、毎月のデータが蓄積されていきます。いずれ何らかの対応をしなければならないことは明らかでした。

DataDeliveryを知ったのは、電子帳簿保存法に関するセミナーに参加したのがきっかけでした。その後、JFEシステムズの担当者から、電子帳簿保存法に対する国税局の考え方や承認を取るためのシステム要件、運用などを詳しく教えてもらいました。「新たに帳簿データ保存用のシステムを導入しても、作成から保存まで一連のプロセスであれば、電子帳簿保存法の承認が取れる」ことが分かったため、新たな仕組みの導入を検討することにしました。

菅氏

「今できる改善は何か、常に心掛けています」
西鉄経理部 菅氏

製品選定の要件 ~月次データを迅速に取り込みたい~

- 製品の選定に当たってはどのような要件を求められましたか。

やはり、データ保存用ですので、まずは低コストで導入できて、運用面でも負担が少ないことを要件にしました。運用面の負担が少ないという要件とは、特に「データの取り込みが速い」ことを重視しました。月次のデータを取り扱う関係で、1回の投入データ量がどうしても多くなってしまうからです。この3つの要件で3製品を比較検討したところ、DataDeliveryが最もその要件を満たしているということが分かりました。

- データの取り込み速度はどのように比較検討されたのですか。

3社の製品から、DataDeliveryと他1社に絞り込み、その2社に対してデータの取り込み速度を具体的に問い合わせたところ、1社からは、予測計算値が返ってきただけで、その予測値もかなりの時間を要するというものでした。

一方で、DataDelivery販売代理店のCDSテクノロジー様からは、実機でのデモを見せてもらいました。デモでは、実際に取り扱っているのと同規模のデータを取り込んでもらいましたが、取り込みは数分で終わり、その速さを肌で実感することができました。

導入効果 ~検索結果が数秒で表示されるように~

- 実際に導入されて、DataDeliveryは期待通りの働きをしていますか。

DataDeliveryそのもののエンドユーザからの反応はこれからです。

まずは電子帳簿として、税務担当者がメインに使っていくと思います。実際に使ってもらうと、従来経理システムで検索すると数分かかっていたものが、DataDeliveryでは数秒で結果が表示され、検索スピードが格段に速くなったことを実感できます。また、これまで各社のデータ閲覧は各社用IDでそれぞれ経理システムにログインする必要がありましたが、DataDeliveryでは、1つのIDで必要データを全て閲覧、検索できるようにしました。作業量が増加する決算時には、検索に関する効果はより強く体感できると確信しています。

それと、これまで様々なデータベースをみてきましたが、数億件というボリュームの割にハードディスク上に保管されているデータサイズは驚くほど小さいと感じます。数百GBあったデータサイズが数十分の一に圧縮されており、当面はサーバーのハードディスク容量を気にすることなく運用できそうです。

今後、グループ経理システムではDataDeliveryにデータを渡した後は直近のデータしか残さない形に運用を変更することで、経理システム自体のパフォーマンスも改善できそうです。

吉岡氏

「DataDeliveryによってグループの課題解決に貢献できました」
西鉄情報システム 吉岡氏

スムーズな運用に向けて工夫したこと

- スムーズに運用を始めるために、どのような工夫をされましたか。

日々、グループ会社の会計仕訳は経理システムに送られてきますが、経理のオペレーションにあわせ、1カ月分たまった時点でDataDeliveryに取り込む仕組みにしています。またグループ各社の経理担当者にも協力していただき、所轄税務署への電子帳簿保存法の申請も稼働前に完了し、法規上の問題で利用できない事態を避けました。

- 販売代理店であるCDSテクノロジーの対応はいかがでしたか。

強いて言えば、CDSテクノロジー様は福岡に拠点をお持ちでないことが不安材料でした。しかし、電話やメールでのレスポンスもよく、距離を感じさせない対応をしてもらえたので、安心して任せることができました。

DataDeliveryの優れている点

- 実際に使用されてみて、DataDeliveryの優れている点があれば教えてください。

最も優れている点は、やはり、検索スピードの速さだと思います。大量のデータをコンパクトに格納でき、データ件数が多くなっても検索速度は落ちません。また、データベースの管理など特別なスキルが不要で、手間がかからず運用しやすい点も評価しています。

今後の取組み予定とJFEシステムズ/CDSテクノロジーに対する期待

- 今後の取り組みについて教えてください。

会計帳簿の最終的な保管先としてDataDeliveryが導入できたことで、前側の経理システムの自由度が上がったと思います。経理システムを更改する際、過去データの問題を考えなくて良くなりました。

今回、経理システムの課題(先述)もあり、会計データの保管用としてDataDeliveryを導入しましたが、数億件というビッグデータの保存、検索に優れていることが実感できました。今後は、会計データに限らず、様々なデータ保管に応用していこうと考えています。

- 今後の、DataDeliveryとJFEシステムズ/CDSテクノロジーに対する期待について教えてください。

まだこれからDataDeliveryを使い込んでいこうという段階なので、CDSテクノロジー様には、今後、役に立つ使い方や最新の業界動向、他社事例などを教えてもらえればと思います。また、データ保管に関するソリューションやその活用事例は参考にしたいので、よいものがあれば是非紹介してください。今後ともよろしくお願いします。

- お忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

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