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パーソルホールディングス株式会社パーソルホールディングス株式会社 様

取材日:2018年11月

DataDelivery
導入事例

業種
人材サービス
キーワード
  • ペーパーレス
  • スキャニング文書管理
パーソルホールディングス株式会社

パーソルグループではDataDeliveryを活用し、『ペーパーレス』と『障がい者雇用の成功』を推進しています。

パーソルホールディングス株式会社 グループ財務本部 室長 中山 龍太郎 氏(写真左端)、グループIT本部 室長 原田 綾子 氏(写真中央右)、パーソルチャレンジ株式会社 受託サービス事業部 チームリーダー 今井 由紀子 氏(写真中央左)、受託サービス事業部 マネジャー 野原 斗夢 氏(写真右端)にDataDeliveryを導入した経緯とその効果について詳しく聞きました。

パーソルについて

パーソルグループは、国内最大級の総合人材サービス企業グループです。登録求職者数850万人、国内46都道府県432拠点、世界12カ国174拠点で事業を展開。主要サービスは『テンプスタッフ』、『doda』、『an』など。年商7,221億円、従業員数37,812名。

パーソルチャレンジについて

はたらいて、笑おう。

パーソルチャレンジは障がい者雇用に特化した人材紹介、コンサルティング、転職支援や就労移行支援事業を展開している、パーソルグループの特例子会社です。従業員数457名。うち障がい者292名。「障がい者雇用を、成功させる。」のミッションのもと、障がいのある社員ととも働き、そこで得られた経験を採用や雇用のノウハウとして各サービスに活かし、事業を拡大しています。

電子帳簿保存法の申請に使うスキャニング文書をDataDeliveryで管理

- パーソルではDataDeliveryをどう活用していますか?

パーソルグループでは2018年4月より、電子帳簿保存法に基づく文書の電子化のための各種スキャニング文書の保存・管理を、DataDeliveryを使って実施しています。

概要は次のとおりです。

項目 内容 備考
スキャニング対象 パーソルグループ全体で発生する領収書、請求書など 旅費、交通費、支払いの請求書など
スキャニング枚数 月間45,000件
年間 540,000件
(見込み)
(※2018年4月~10月の実績をもとに試算)
スキャニングをする人 社員10名(障がい者)
  • 文書スキャニングはフルタイム業務
  • 場所は東京、大阪
他システムとの連携 DataDeliveryをスキャナ機器および「会計システム」と連携させて活用 スキャニング担当者が、スキャニング時にDataDeliveryを操作する必要はない

今回、DataDeliveryを導入した目的は、「全社的な事務効率のコスト削減」と「障がい者の雇用促進」の2点となります。

障がい者雇用の取り組み

- グループ会社、パーソルチャレンジでの障がい者雇用の取り組みについて教えてください。

野原 斗夢 氏

「採用ではなく『雇用』の成功が重要です」野原 斗夢 氏

パーソルチャレンジでは、障がい者の『採用』ではなく『雇用』を成功させることが重要だと考えています。「採用」の成功を目指す場合、極論すれば、「法律などで定められている人数を雇えれば、それでよい」ことになります。一方、「雇用」を成功させるには、「障がい者に安定して長く働いてもらうこと(定着とキャリアアップ)」を実現する必要があります。

パーソルチャレンジでは従業員の3分の2が障がい者です。まず自社が障がい者雇用のモデルケースとなること、そして、そこで得た知見や経験をノウハウとして、障がいのある方や他企業を支援していくこと、この2つを通じて社会に貢献したいと考えています。

パーソルチャレンジでスキャニング業務に携わっているのは、障がい者の社員、10名です。こうした社員が仕事をするとき、最も重要なのは、「作業していて不安に陥らないこと」です。この点において「着手から完了までの作業手順が明快」、「できた/できないの基準が明確」「集中してできる単一作業」という特徴を持つ「文書スキャニング」は非常に適した作業です。また、管理職にとっても「仕事内容を定量的に評価できる」点で優れています。

システム導入の背景

- 今回、スキャニング文書を管理するシステムを導入することになった経緯をお聞かせください。

DataDeliveryの導入に先立ち、「パーソルグループ全体の会計システムを統合する」というプロジェクトがありました。2016年4月にシステム導入を完了、統合基盤を確立した後、「この基盤を有効活用し、経理業務をさらに効率化するにはどうすれば良いか」という課題が浮上しました。

当時は2015年、2016年と電子帳簿保存法が改正され、文書のスキャナ保存に関する要件が緩和された時期でした。これを活用し、従来、紙ベースで管理、保管していた業務書類をスキャニング保存すれば、グループ全体の事務効率を向上させることができます。

さらに前述した理由により、スキャニング業務は「障がい者雇用の成功」というパーソルグループの理念とも合致しています。スキャニング文書を管理するシステムを導入し、グループ全体のペーパーレス化をさらに推進することを決めました。

今井 由紀子 氏

「ペーパーレスと障がい者雇用を同時に推進したいと考えました」今井 由紀子 氏

DataDeliveryを選んだ理由

- 今回、スキャニング文書を管理するシステムとして、DataDeliveryを選んだ経緯を教えてください。

システムを選定するにあたっては、DataDeliveryを含む主要4製品をリストアップし比較しました。比較検討の基準(要件)は次のとおりです。

要件1.「基礎機能」

まず、重要文書管理システムとして、必要十分な機能を備えていることを求めました。

要件2.「文書種別、保管容量の拡張性」

今回は領収書、請求書だけが管理対象ですが、今後は、帳簿の電子保管の他、発注書、見積書、注文書など他の業務文書にも対象を拡大する可能性があります。そこで、どんな文書にも対応できる柔軟性、そしてデータ保存容量の拡張性を備えていることを求めました。

原田 綾子 氏

「拡張性と柔軟性に着目して比較しました」原田 綾子 氏

要件3.「ERPとの親和性」

導入する文書管理システムは、既存ERPの一部である「経費精算システム」「支払いシステム」と連携させることになります。シームレスな業務フローを実現するためにも、既存ERPと適切に連携できることを求めました。

要件4.「支援体制」

スキャニング文書に関する業務フローでは、「スキャナ機器」、「会計システム」、「文書管理システム」の3点を適切につなぐ必要があります。今回、導入する文書管理システムを提供する企業には、「一連の業務フローすべてに、積極的に関わる姿勢があること」を求めました。逆にいえば、「私たちは文書管理システムの部分だけ担当します。他のフローについては関知しません」という消極姿勢では困るということです。また、電子帳簿保存法の導入に際しては、国税局への事前申請、対応、折衝が必要になります。この「国税局への対応」の点でも、豊富な経験、知見、ノウハウを持ち、支援していただけることを求めました。

要件5.「費用の合理性、実績」

グループで活用するシステムになりますので、やはり導入実績はとても重要視しました。大企業での十分な導入実績があること、そして導入費用に合理性があることを求めました。

以上の要件で、DataDeliveryは特に、要件2~4の「拡張性」、「ERPとの親和性」、「支援体制」の点で優れていました。DataDeliveryの持込みデモでは、スキャナ機器の操作からデータ登録までを実演してもらいましたが、作業をおこなうことになる障がい者の目線でもケアをしていただきました。JFEシステムズは、システム運用だけではなく、スキャニングから国税局対応まで、一貫して面倒を見ていただける安心感がありました。

比較検討した結果、DataDeliveryがパーソルグループの求める要件を最もよく満たしていたので、これを採用しました。

その後、2017年9月に発注、同年12月にはシステム構築を完了。2018年1月から3月まで、障がい者の社員が滞りなく業務が行えるよう、運用テスト、マニュアル作り、基準作りを行い、年度始めとなる2018年4月より実際の運用を開始しました。以後、システムは安定して稼働しており、導入前の期待は、よく達成されたといえます。

先行ユーザーからのアドバイス

- 現在、DataDeliveryの導入を検討している企業に、先行ユーザーとしてのアドバイスなどあればお聞かせください。

今回DataDeliveryの導入に際して、電子帳簿保存法やその他周辺システムに関する十分な知見や実績にもとづいた支援があったことに非常に満足しています。実は、実際に国税局への対応が必要になりました。

本稼働に先立ち、国税局に電子申請の内容について確認したところ、当初想定していなかった指摘(①表示項目(請求書日付、支払先)の追加や②台紙ごとのタイムスタンプ付与)がありました。

JFEシステムズに相談したところ、速やかにシステム改修をしていただき、本稼働までに指摘に適切に対応することができました。もし「ソフトウエアのみを提供、国税局対応には関知せず」というベンダーを選んでいたら、この問題は解決できなかったと思います。この意味でも、ベンダー選定時には、やはり支援体制を重視するべきだと考えます。

中山 龍太郎 氏

「コンサルティングが重要です」中山 龍太郎 氏

- JFEシステムズへの今後の期待をお聞かせください。

パーソルグループは「雇用の創造、人々の成長、社会貢献」という経営理念、「人と組織の成長創造インフラへ」というビジョンに基づき、引き続き、障がい者雇用の成功を目指し活動していく所存です。JFEシステムズには、こうした弊社の取り組みを、優れた技術、製品、提案、提携コンサルティングを通じて後方支援いただくことを希望します。今後ともよろしくお願いします。

- お忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

※ この事例に記述した数字・事実はすべて、事例取材当時に発表されていた事実に基づきます。数字の一部は概数、およその数で記述しています。

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