約1000種類にもなる帳票を電子化し、
年間約1000万円のコストを削減！
内田洋行では、約1000種類にもなる紙帳票を扱い、年間700万ページに及ぶ帳票を出力していました。
このため年間にかかるオフィスプリンターの保守料や利用料は莫大な額になり、これらのコスト削減と業務効率アップを目標に掲げ、「FiBridgeII」による電子化対応に踏み切りました。
導入背景
オフィスプリンターの保守料、利用料が年間1,000万円かかっていた。
当時利用していた会計システムは稼動してから20年近くたつシステムで、長年にわたる紙ベースでの業務が積み重なった結果、会計関連の帳票は約600種類にものぼっていました。さらに会計関連のほか、販売関連の帳票も約400種類あり、全社で約1000種類もの帳票を扱っていました。紙帳票が多い分、当然、出力枚数も右上がりに。全国で50台のホスト用オフィスプリンターを設置して対応していましたが、年間700万ページにもなる帳票を出力していたためにプリンター保守料/利用料が年間約1,000万円にも及んでいたのです。
配送コスト、タイムラグが生じていた。
ホスト用プリンターで出力された帳票は、まず札幌／福岡／大阪の3拠点に配送され、その後に利用部門に配送していました。このため配送コスト、タイムラグなどの問題が生じていました。
法定帳簿を出力して保管。保管コストも莫大な金額に。
出力した膨大な帳票は倉庫で保管していたため、保管料もかかっていました。また、120種類にも及ぶ法定帳簿についても倉庫で保管していたため、税務署から取り寄せの要請があった場合は、担当者がわざわざ倉庫まで取りに行って手作業で探さなければならないなど、大きな手間がかかっていました。
導入のポイント
このように紙ベースでの帳票管理に多くの問題を抱えていた同社は、「FiBridgeII」による全社規模の帳票電子化に踏み切りました。「FiBridgeII」選定の理由として、システム開発を担当したウチダインフォメーションテクノロジー株式会社 ITビジネス本部 ステム運用部 システム管理課 荒川 吉裕氏はこう語ります。
「UNIX対応」という我々のニーズに合致した製品だった。
「システムリプレースを検討していた1999年頃は、まだWindows NTが不安定な状態でした。私どもは安定性を重視してUNIXサーバ上で動作できる製品を探していたのですが、当時は、Windowsにしか対応していない製品が多数を占めていました。そこで、UNIX対応という我々のニーズを満たした『FiBridgeII』が急浮上してきたのです。」
「FiBridgeII」ならではのきめ細かな機能が大きな選定のポイントに。
さらに荒川氏は、採用の大きな理由となった「FiBridgeII」ならではの機能についても話します。『FiBridgeII』にはマルチオーバーレイ機能が備わっていました。これは、ページによって何種類ものオーバーレイを使い分けることができる機能ですが、弊社ではすでにマルチオーバーレイの帳票があったため必須要件でした。」
また、「従来も帳票の仕分はBSP社のA-SPOOLで行っていました。『FiBridgeII』には、A-SPOOLとの連携機能があり、A-SPOOLが持っているマスター情報も流用できるので、『FiBridgeII』へのデータ取込みも簡単に行えました。UNIX対応、マルチオーバーレイ機能、他システムとの連携機能、この3つが『FiBridgeII』を選択した大きなポイントだったと言えます。」と採用理由について語ります。
ウチダインフォメーションテクノロジー株式会社
ITビジネス本部 システム運用部 システム管理課
荒川 吉裕 氏
JFEシステムズの技術力と対応力の高さも大きな安心感。
「FiBridgeII」の良さに加えて荒川氏が評価するのが、JFEシステムズが持つ技術力、対応能力の高さです。「ツール選定の際に思ったことですが、JFEシステムズさんではA-SPOOLマスター情報を『FiBridgeII』へ流用するホスト側のソフトも提供していました。知識不足によりサーバ側の対応で終わってしまうベンダが多い中、こちらの要求であったホスト側の対応までトータルに行なっていただき、その技術力と対応力の高さは大きな安心感につながりました。」
導入後の効果
「FiBridgeII」による電子帳票システムは、1999年12月にカットオーバーを迎えその後は一度もトラブルなく稼動しています。この電子帳票システムの構築によって、紙の出力量を700万から100万ページにまで削減することに成功しました。
ホスト用オフィスプリンターを撤廃し、年間約1,000万円のコスト削減！
導入効果としてまず挙げられるのは、何といってもコストメリットだと荒川氏は語ります。「『FiBridgeII』導入後は、ホスト用オフィスプリンターを撤廃しましたので、年間約1000万円のコストを削減することができました。また電子帳票化により、倉庫の保管料や配送費も加わりトータルなコスト削減効果は非常に大きいものになりました。」
欲しい情報がすぐに見つかる環境を構築。業務効率アップを実現。
コスト削減以外にも、業務効率向上の効果が挙げられたと荒川氏は話します。「以前は、帳票を倉庫から探すことに始まり、検索も手作業で行なっていましたが、『FiBridgeII』導入後は、PC画面から簡単に検索・閲覧できます。配送によるタイムラグも解消でき、ビジネススピードアップを実現しました。お客様の問合せにも以前とは比較にならないくらい迅速に応えられるようになりました。」
検索画面（サンプル）
ツール選定の時には考えてもいなかった思わぬ効果も。
さらにツール選定の時には考えてもいなかった思わぬ効果についても語ってくれました。
「『FiBridgeII』には帳票合成機能というものがあり、1ヶ月約10万ページの全社売上データを1つのデータにまとめることができます。合成することによりさらに検索がスムーズに行なえるようになりました。さらに、インデックス検索機能も装備されており、伝票を登録する時に日付や伝票番号などをキーに検索用インデックスを作成しました。これらの機能により、現在では10万ページに及ぶ電子帳票の検索もたったの数秒で済んでしまいます。」
インデックス画面（サンプル）
システム構成概要
今後の方針
内田洋行は今後も直系販社とのグループ体制や利益体質のさらなる強化を進めていきます。加えて、2003年10月にスタートした企業向けIT資産管理サービス「ASSETBASE」のようなユーザ向けASPビジネスの展開も視野に入れています。「ITの戦略的な活用は、これからも積極的に進めていきます。その際、1つの大きなシステムを作るのではなく、機能別などで構築したシステムを柔軟に組み合わせ、目的の機能を実現していきます。各システムの連携が基盤となりますので、アプリケーションレイヤーと同じ位、ミドルウェアレイヤーが重要になると認識しています。『FiBridgeII』によって、可能性はますます広がるでしょう」と荒川氏は力強く語ります。
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